廣義的物業管理軟件設計應該覆蓋物業管理公司的整個辦公自動化系統，它除了包含傳統的資料維護、財產管理、入住裝修管理、維修管理、人事管理、財務管理等功能以外，還應該包括物業管理公司下屬的保安部門的安放監控系統軟件和應用于社區內部局域網上的WEB網站軟件。下面具體說明各模塊軟件功能 狹義的管理包含傳統的資料維護、財產管理、入住裝修管理、維修管理、人事管理、財務管理等功能：
(1)資料維護： 初始化物業管理的必需基本數據，如發展商資料，物業基本資料，房屋基本資料，業主資料，管理員資料，操作員資料等。這些是運行此物業管理軟件的前提條件。可以在此項目中查找、添加、修改、瀏覽和打印相應的基本資料。
(2)物業財產管理： 包括房產、設備、道路、衛生綠化、停車管理等。
[房產管理]：
a.其中提供了房產住戶名細表，可以方便地查找打印房號所對應的住戶詳細信息，包括戶主的照片,并可加以編輯修改和統計查詢。使本來工作量相當大且繁瑣的資料登記和存檔工作變得極為方便 ，并可對大量資料及時進行分類、加工處理、保存和傳遞。
b.鑰匙管理，對住戶入住鑰匙的領取管理，查詢和統計。
c.裝修管理，包括住戶裝修申請管理，小區內房屋裝修狀況的統計查詢。
d.交接管理，包括接管驗收資料的錄入整理、分類建檔及查詢管理。
[設備管理]： 包括對安全防范設備、衛生綠化設備、水電氣油設備和通訊網絡設備等的資料維護及維護記錄的管理。
[道路管理]： 對小區內各主干通道、輔助通道和重要的分支通道進行管理。 [衛生綠化]： 小區內衛生綠化情況的安排和管理。[停車管理]： 小區內停車場車位管理和進出車量的登記及停車收費的管理統計等。
(3)入住管理：業主入住登記管理(入住基本資料、入住戶內驗收)、打印入住正式通知單、住戶家庭資料錄入、房產資料查詢。
(4)人事管理：小區管理人員、居住人員、保安糾察 的人事檔案及相關資料的管理。
(5)財務管理：
a.提供了水電費、物業管理費的單價設置，水電費抄表輸入、收費管理，物業管理費的收取和查詢管理，特約服務、罰款沒收管理，工作人員工資的查詢管理。 b.只需輸入相應的數據既可自動計算出用戶的應繳費用，并自動打印出收費單據，并可以E-MAIL形式給住戶發出收費通知單、催款單。對財務數據可進行統計對比，通過財務核算、財務分析為管理者提供公司的資金運營狀況，使管理者及時了解小區物業管理中各項有關業務的收支狀況，為其科學決策提供重要依據。 c.可對收費超時期限進行設置，當有住戶未能按時繳納費用時，系統會自動彈出對話框發出報警，并將超時住戶資料列出。這使得收費管理和查詢非常方便，免除了管理人員的大量重復繁瑣的手工查找和計算過程。
(6)保衛治安：對小區內保安的巡邏巡更、投訴上訪、事件處理進行管理。
(7)維修管理：
a.包括房屋建筑設備和小區公共設施的維修管理。房屋建筑設備管理中根據住戶維修委托書填寫維修項目，并登記維修所用的材料及相應費用的收取。公共設施管理中對電梯等公共設施的維修保養記錄進行資料管理。
b.對設備和公共設施的檢測維修定期查詢統計， 對比各種數據，可及時進行維護修繕，采取有效措施，對易發生問題的重要設備建立檢修檔案，定期強制更換部件和保養，做到防患于未然。
(8)綜合查詢：綜合資料的統計查詢，包括小區資料、小區地圖、樓群查詢、娛樂設施、衛生保健、辦公設施、公共設備、公共物產以及財務和人事情況的查詢。
(9)系統工具：
a.包括數據的備份、恢復，操作員的更換，添加，權限的設置。
b.為考慮到系統的安全性，提供了多級權限設置控制功能，可自定義使用權限和密碼，系統會自動跟蹤、記錄所有報警和違規操作記錄。
c.系統可進行所要數據的備份，以便系統數據的安全恢復。
(10)辦公工具：系統應具備日志管理等辦公工具，可以用于會議召開、任務分派、日記記錄以及自動產生設備維護、費用交納等工作，大大提高物業管理人員日常工作效率。狹義的物業管理軟件模塊設計是參照全國優秀物業管理小區的物業管理流程制定的，可以針對不同崗位單獨使用，各個模塊之間又共享一個數據庫，可以實現數據共享。廣義的物業管理軟件除上述功能模塊外應還包括安防監控軟件和網絡服務軟件(網站)。目前一般智能小區的安防監控系統包括圖象監控與周邊防盜系統、室內安防系統和電子巡更系統，前兩者構件了小區住戶內外兩道安全屏障，電子巡更系統則是為了規范管理保安巡邏人員在指定時間到達制定的巡邏點。軟件設計時應該附加企業管理模塊，管理人員可以考察保安人員的警情處理情況，及時對其工作績效做出考評，同時可隨時了解小區的安防情況。
